Personálna agenda zahŕňa komplexnú správu ľudských zdrojov od náboru cez rozvoj až po ukončenie pracovného pomeru. Efektívne vedenie personálnej agendy je kľúčové pre produktivitu firmy, spokojnosť zamestnancov a dodržiavanie pracovnoprávnej legislatívy. Digitalizácia prostredníctvom moderných HR systémov automatizuje rutinné úlohy, minimalizuje chyby a poskytuje cenné analýzy.
Čo je to personálna agenda?
Personálna agenda zahŕňa všetky administratívne a riadiace úkony spojené so zamestnancami spoločnosti. Je to komplexný súbor procesov, ktoré zabezpečujú efektívne riadenie ľudských zdrojov od ich vstupu do organizácie až po ukončenie pracovného pomeru. Medzi hlavné činnosti patria:
- nábor a výber zamestnancov,
- onboarding a zaškoľovanie nových pracovníkov,
- rozvoj a vzdelávanie zamestnancov,
- evidencia dochádzky a pracovného času,
- riešenie pracovnoprávnych vzťahov,
- hodnotenie výkonu zamestnancov.
Čo patrí do personálnej agendy
Personálna agenda je komplexný súbor činností, ktoré sú nevyhnutné pre efektívne riadenie ľudských zdrojov vo firme. Tieto činnosti môžeme rozdeliť do dvoch hlavných oblastí: legislatívno-administratívna agenda a HR procesy.
Medzi HR procesy patrí:
- Nábor a výber zamestnancov: Príprava a uverejňovanie pracovných ponúk, organizácia pohovorov a výber najvhodnejších kandidátov pre konkrétne pozície.
- nboarding a offboarding zamestnancov: Efektívne zaškoľovanie nových zamestnancov a riadenie procesu ukončenia pracovného pomeru, vrátane administratívy spojené s nástupom a odchodom.
- Vzdelávanie a rozvoj zamestnancov: Nastavovanie cieľov, poskytovanie spätnej väzby, organizácia hodnotiacich pohovorov a plánovanie kariérneho rastu.
- práva benefitov: Riadenie a čerpanie zamestnaneckých výhod, ako sú stravné lístky, zdravotné benefity, vzdelávacie kurzy a iné.
Legislatívno-administratívna agenda zahŕňa:
- Vedenie personálnych záznamov: Uchovávanie a správa všetkých dôležitých dokumentov, ako sú pracovné zmluvy, dodatky a výpovede, zabezpečenie ich aktuálnosti a dostupnosti.
- Správa dochádzky a pracovného času: Sledovanie prítomnosti a neprítomnosti zamestnancov, riadenie dovoleniek, nadčasov a iných foriem neprítomnosti.
- Zabezpečenie súladu s legislatívou: Dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov, ochrany osobných údajov (GDPR), riešenie pracovnoprávnych sporov a správne postupy pri disciplinárnych opatreniach.
- pracovanie miezd a odmien: Niektorí personalisti, obvykle v menších firmám. sa zároveň venujú mzdovému účtovníctvu, ktoré zahŕňa výpočty miezd a bonusov, zabezpečenie správnosti údajov a dodržanie termínov výplat.
Komplexný personálny systém uľahčí prácu účtovníčkam, personalistom i manažérom.
TIP: Máte záujem o moderné HR oddelenie s digitalizovanou personálnou agendou? Prihláste sa k odberu nášho newslettera a my vám ukážeme ako na to!
Kto sa stará o personálnu agendu
Personálna agenda je zvyčajne v kompetencii HR oddelenia. Na HR oddelení podľa veľkosti firmy pracujú viaceré pozície, ktorých pracovná náplň sa s ohľadom na správu personálnej agendy líši:
- HR manažér zodpovedá za riadenie celého HR oddelenia a koordinuje HR procesy a personálnu administratívu.
- HR špecialista sa sústredí na konkrétnu oblasť, ako je nábor, školenie alebo odmeňovanie zamestnancov.
- HR generalista pokrýva širokú škálu HR úloh, vrátane správy personálnych záznamov, riešenia pracovných vzťahov a zaškoľovania zamestnancov.
HR manažérka spoločnosti BAUHAUS Petra Brustmannová sa chce v personálnej agende zamerať najmä na digitalizáciu procesov: “Myslím si, že hlavnou výzvou v personalistike, predovšetkým u nás v Česku a na Slovensku, je udržať krok s neustálymi zmenami v legislatíve a technológiách, a zároveň efektívne komunikovať s ľuďmi v rôznorodom prostredí.”
O tom, kto je HRista a aké sú jeho úlohy sme písali podrobne v tomto článku.
Ako evidovať personálnu agendu
Evidencia personálnej agendy je kľúčovou úlohou zamestnancov HR oddelenia. Tradične sa personálna agenda evidovala v papierovej forme, čo vyžaduje vedenie rozsiahlych zložiek a priečinkov s personálnymi záznamami, tlačenie dokumentov a ich fyzické uchovávanie. Väčšina firiem využíva evidenciu v elektronickej podobe, avšak evidencia nástupov či pracovných zmien v excelovskej tabuľke nie je z dlhodobého hľadiska praktickým riešením.
Oba tieto manuálne spôsoby sú totiž časovo náročné a náchylné na chyby. S narastajúcim počtom zamestnancov a komplexnosťou personálnych procesov sa stáva stále zložitejšie udržiavať prehľad o všetkých potrebných údajoch a dokumentoch. Moderné riešenia však ponúkajú možnosť digitalizácie personálnej agendy, čo umožňuje jednoduchšie a efektívnejšie vedenie záznamov.
Digitalizácia personálnej agendy
Digitalizácia personálnej agendy prináša množstvo výhod, ktoré môžu výrazne zefektívniť prácu HR oddelenia. Vďaka personálnemu systému, ako je Vema, je možné pretransformovať papierové záznamy do elektronickej formy a centralizovať všetky HR procesy. Digitalizovať môžete:
- Evidenciu dochádzky: Automatizované sledovanie dochádzky a pracovného času zamestnancov.
- Personálne záznamy: Elektronické uchovávanie pracovných zmlúv, hodnotení a iných dôležitých dokumentov.
- Spracovanie miezd: Rýchle a presné výpočty miezd, odmien a bonusov.
- Nábor a výber zamestnancov: Digitalizácia celého procesu náboru, od prijímania žiadostí až po výber najvhodnejších kandidátov.
- Onboarding a offboarding zamestnancov: Efektívny adaptačný proces nových kolegov a hladké ukončovanie pracovného pomeru.
- Hodnotenie a rozvoj zamestnancov: Nástroje na sledovanie výkonu zamestnancov a plánovanie ich kariérneho rastu.
- Správu benefitov: Prehľadný systém pre správu a čerpanie zamestnaneckých výhod.
Váhate či potrebujete personálny systém? Presvedčte sa ako vám pomôže pri správe miezd a personalistike.
Vema - komplexný systém pre správu personálnej agendy
Personálny systém Vema predstavuje moderné riešenie pre efektívne riadenie personálnej agendy. Vďaka širokému spektru funkcií Vema výrazne uľahčuje prácu zamestnancom HR oddelenia. S Vemou môžete automatizovať administratívne procesy, centralizovať personálne záznamy a zlepšiť celkovú efektivitu HR oddelenia.
Vema umožňuje personalistom venovať viac času strategickým úlohám a menej rutinným administratívnym činnostiam, čím prispieva k zvýšeniu produktivity a spokojnosti zamestnancov. Poraďte sa nezáväzne o možnostiach digitalizácie personálnej agendy vo vašej firme s našimi odborníkmi.
