Fungovanie neziskového sektora má svoje špecifiká a tie sa prejavujú aj pri riadení ľudských zdrojov. Aj v neziskových organizáciách však majú svoje miesto personálne a mzdové systémy, ktoré môžu tieto procesy výrazne zefektívniť. Okrem uľahčenia práce personalistom a manažérom pomáhajú udržať procesy v zákonných medziach.
Špecifiká riadenia ľudských zdrojov v neziskových organizáciách
Neziskové organizácie čelia v oblasti riadenia ľudských zdrojov mnohým výzvam. S cieľom maximalizovať hodnotu, ktorú ich aktivity spoločnosti prinášajú, pracujú často s obmedzenými rozpočtami a ich financovanie je závislé na verejných dotáciách, grantoch či daroch.
To všetko má vplyv aj na nábor zamestnancov, ich vzdelávanie a rozvoj, ale aj počet. S financovaním neziskových organizácií potom súvisí aj povinnosť zverejňovania informácií o hospodárení či výkazníctvom v rámci projektov, čo ovplyvňuje mzdové účtovníctvo.
Pokiaľ sa vo svete neziskových organizácií už orientujete, prečítajte si rovno naše tipy na efektívne HR.
3 hlavné rozdiely v personálnych procesoch v neziskových organizáciách
HR oddelenie
Samotné personálne oddelenia v neziskových organizáciách sú často malé, pričom v mnohých prípadoch má túto agendu na starosti jediný človek. Ten je zodpovedný za nábor, riadenie personálu, mzdovú agendu a ďalšie administratívne úlohy.
Legislatívne zmeny musia personalisti sledovať sami a zabezpečovať, že je všetko v súlade s predpismi, niekedy bez podpory právnika, ktorý sa nemusí nachádzať v každej neziskovej organizácií.
Ďalším špecifikom je firemná kultúra, o ktorú sa stará práve HR oddelenie. Tá je aj vzhľadom na možný menší počet zamestnancov menej formálna. Dôraz je kladený na hodnoty a misiu organizácie. Medzi kľúčové aspekty, ktoré HR špecialista v neziskovej organizácií podporuje patrí tímová práca, dôvera a flexibilita. Cieľom je zaistiť rýchle prispôsobenie meniacim sa potrebám organizácie a jej cieľových skupín.
Nábor zamestnancov
Neziskové organizácie potrebujú nielen kvalifikovaných, ale aj odhodlaných pracovníkov, ktorí majú pre svoje povolanie motiváciu a cit. Nájsť takýchto zamestnancov nie je jednoduché, pretože platové podmienky často neodzrkadľujú množstvo vykonanej práce. Z tohto dôvodu je bežné, že pracovníci v tomto sektore majú flexibilné úväzky, pracujú pre viacero organizácií alebo sú zamestnaní ako živnostníci na IČO.
Ďalším špecifikom je spolupráca s dobrovoľníkmi. Hoci sú neplatení, zákon ukladá povinnosť podpisu dobrovoľníckej zmluvy. Nábor a evidencia dobrovoľníkov prinášajú ďalšie administratívne úlohy, ktoré je potrebné riešiť.
Poskytovanie benefitov
Neziskové organizácie často nemôžu konkurovať platom v súkromnom sektore, preto sú ponúkané nefinančné benefity o to dôležitejšie. Patria sem napríklad:
- flexibilný pracovný čas,
- možnosť práce na diaľku,
- dodatočné voľno, podpora ďalšieho vzdelávania a osobného rozvoja,
- a vytváranie príjemného pracovného prostredia.
Takéto benefity nielenže zvyšujú spokojnosť zamestnancov, ale aj podporujú ich lojalitu voči organizácii a jej poslaniu.
Čím sa líši mzdové účtovníctvo?
Mzdové účtovníctvo v neziskových organizáciách je špecifické predovšetkým legislatívnymi podmienkami kladenými na financovanie ich chodu vyplývajúce zo zákona č. 213/1997 Z. z. o neziskových organizáciách poskytujúcich všeobecne prospešné služby. Musia dodržiavať pravidlá týkajúce sa transparentnosti financovania, schválených ročných rozpočtov a využívania prostriedkov z dotácií či grantov na presne určené účely.
Spracovanie miezd môže byť komplikované, pokiaľ je mzda zamestnanca odvodená z viacerých projektov naraz, pričom jeho pracovný čas musí byť dôkladne zdokumentovaný pre vyhodnotenie projektov a vyhnutie sa sankciám. Po skončení financovania z konkrétneho zdroja nemusí mať organizácia finančné prostriedky na zaplatenie zamestnanca.
Neziskové organizácie musia byť veľmi obozretné pri vytváraní pracovných zmlúv a dodržiavaní pracovnoprávnych predpisov, aby zabezpečili súlad s platnou legislatívou. Mzdové účtovníčky musia venovať zvýšenú pozornosť rozdielnym platovým podmienkam a typom zmlúv, čo môže predĺžiť a skomplikovať proces spracovania miezd.
Tip: Prečítajte si, čo všetko spadá pod agendu HR oddelenia.
6 tipov, ako riešiť HR procesy v neziskových organizáciách
Personálna a mzdová agenda je v neziskovom sektore poprepletaná viacerými špecifikami. To však neznamená, že sa tieto procesy nedajú zjednodušiť a robiť efektívne. Prinášame niekoľko tipov:
1. Automatizácia administratívnych úloh
Využitie HR softvéru, ako je napríklad Vema, môže pomôcť automatizovať opakujúce sa úlohy, ako je spracovanie miezd, sledovanie pracovného času a správa dokumentov. To uvoľní čas HR pracovníka na strategickejšie činnosti.
2. Efektívny nábor
Vytvorte štruktúrovaný proces náboru, ktorý zahŕňa jasne definované kritériá a hodnotenie kandidátov. Používajte online náborové platformy a sociálne siete na oslovenie širšieho spektra kandidátov. Informácie o uchádzačoch môžete prehľadne evidovať v personálnom programe.
3. Otvorená komunikácia
Transparentnosť je základom silnej firemnej kultúry v neziskových organizáciách. Zabezpečte, aby všetci zamestnanci boli informovaní o dôležitých rozhodnutiach a zmenách. Jednoduché a prehľadnú komunikáciu so zamestnancami môžeme dosiahnuť prostredníctvom zamestnaneckého webového portálu.
4. Školenia a rozvoj
Aj s obmedzeným rozpočtom je možné podporovať profesionálny rozvoj zamestnancov. Ponúkajte interné školenia, využívajte online kurzy a webináre, a podporujte zamestnancov v získavaní nových zručností. Školenia môžete evidovať a nahrávať aj na online platformu, takže si ich môžu zamestnanci pozrieť, kedy im to vyhovuje.
5. Flexibilné pracovné podmienky
Umožnite zamestnancom flexibilný pracovný čas a prácu na diaľku. To môže zvýšiť ich spokojnosť a produktivitu, pričom vám to umožní prilákať talenty, ktoré preferajú flexibilné pracovné podmienky.
6. Wellbeing zamestnancov
Práca v neziskových organizáciách môže byť stresujúca a náročná. Je dôležité sa starať o wellbeing zamestnancov jednoduchými spoločnými aktivitami, pravidelnými stretnutiami a hodnoteniami. Organizujte teambuildingové aktivity, majte dvere otvorené a sledujte pohodu zamestnancov, aby ste predišli vyhoreniu a podporili ich dlhodobú angažovanosť.
Rozviažte si ruky tým, že necháte zbytočnú administratívu na personálny a mzdový systém, aby ste sa mohli sústrediť na to, čo je dôležité - vašich kolegov.
Výber personálneho a mzdového systému pre neziskové organizácie
S množstvom činností vám vďaka automatizácií a digitalizácií procesov dokáže pomôcť správny personálny a mzdový systém. Tu sú niektoré faktory, ktoré by mali neziskové organizácie pri výbere zvážiť:
- aktualizovaná platná legislatíva,
- užívateľská prívetivosť pre zamestnancov aj vedenie,
- flexibilita a výber funkcií podľa potrieb organizácie,
- automatizácia procesov ako je spracovanie miezd, evidencia dochádzky a pod.,
- dobrý pomer ceny a výkonu vzhľadom na finančné možnosti.
Personálny a mzdový systém Vema vám s tým môže pomôcť. Ponúka riešenia špecifické pre neziskové organizácie, ako je napríklad možnosť podrobného rozúčtovania miezd podľa vopred zadaných finančných zdrojov, resp. projektov. Vďaka týmto funkciám dosiahnete efektívne riadenie ľudských zdrojov a budete sa môcť sústrediť na vaše primárne ciele a misiu. Informujte sa o tom, čo dokážeme priamo u odborníka.
