Spracovanie miezd v organizáciách je náročný proces, na konci ktorého zamestnanec dostane výplatnú pásku. Ide o dokument obsahujúci kľúčové údaje o mzde, zrážkach a ďalších plneniach. Výplatné pásky môžu mať rôznu podobu – od klasickej papierovej až po modernú elektronickú výplatnú pásku.
Vo všeobecnosti je výplatná páska považovaná za dokument, ktorý obsahuje podrobné údaje o mzde každého zamestnanca. Často však býva nedoceneným dokumentom, a to najmä preto, že jej časť zamestnancov nerozumie a nedokáže z nej vyčítať tie správne informácie.
Z hľadiska podoby, neexistuje univerzálna výplatná páska. Líši sa podľa toho, aký systém na spracovanie miezd používa zamestnávateľ. V každom prípade však zamestnávateľom Zákonník práce (§ 130 ods. 5) ukladá povinnosť takýto písomný doklad vydať.
Aké sú náležitosti výplatnej pásky podľa zákona?
Hoci ako sme uviedli nie je možné nájsť konkrétny vzor výplatnej pásky, keďže sa vizuálne líšia, zákon ukladá zamestnávateľom povinnosti z hľadiska obsahu výplatnej pásky.
Medzi základné náležitosti výplatnej pásky patria:
- Zložky mzdy: Tarifná mzda, odmeny, príplatky, náhrady mzdy za dovolenku, sviatky, prekážky v práci, pracovnú pohotovosť.
- Zrážky zo mzdy: Odvody na sociálne a zdravotné poistenie, príspevky na doplnkové dôchodkové sporenie, preddavok na daň.
- Údaje o konte pracovného času (ak sa uplatňuje): Rozdiel medzi týždenným pracovným časom a skutočne odpracovaným časom.
- Celková cena práce: Náklady zamestnávateľa na zamestnanca, ktoré zahŕňajú mzdu, odvody a príspevky.
V záhlaví výplatnej pásky bývajú uvedené aj identifikačné údaje zamestnanca (meno, priezvisko, osobné číslo) a zamestnávateľa (názov, adresa, IČO).
Ako sa vyznať vo výplatnej páske?
Výplatná páska obsahuje množstvo údajov, niektoré označené len skratkami, ktoré nemusia byť na prvý pohľad zrozumiteľné. Nižšie uvádzame prehľad základných pojmov, ktoré sa na výplatnej páske môžu objaviť:
- Tarifná mzda: Základná mzda dohodnutá v pracovnej zmluve, bez odmien a príplatkov.
- Fond pracovnej doby (FPD): Čas, ktorý je zamestnanec povinný odpracovať podľa pracovného rozvrhu.
- Hrubá mzda: Súčet základnej mzdy, príplatkov, prémií a odmien.
- Čistá mzda: Výsledná suma po zrážkach (odvody, daň).
- Vymeriavací základ (VZ): Suma, z ktorej sa vypočítavajú odvody na sociálne a zdravotné poistenie.
- Základná mzda za nadčas: Nadčasy sa vypočítajú ako podiel tarifnej mzdy a počtu pracovných hodín v mesiaci násobený počtom odpracovaných nadčasových hodín.
Náležitosti výplatnej pásky pre dohody
Zamestnanci pracujúci na dohodu (či už sa jedná dohodu o vykonaní práce, pracovnej činnosti alebo brigádnickej práce študenta) majú taktiež nárok na výplatnú pásku.
Povinnosť vydať výplatný lístok pracovníkom zamestnaným na základe dohôd o prácach vykonaných mimo pracovného pomeru je zakotvená v § 223 ods. 2 Zákonníka práce. Tento predpis hovorí o povinnosť primerane uplatniť ustanovenia § 129 až § 132 Zákonníka práce, ktoré hovoria o splatnosti odmeny, výplate odmeny a zrážka z odmeny za prácu.
Výplatná páska dohodárov musí obsahovať informácie o:
- vyplatenej odmene, (vrátane jednotlivých zložiek)
- vykonaných zrážkach z odmeny,
- celkovej cene práce.
Pojmy a skratky z výplatnej pásky, ktoré musíte poznať
Okrem toho obsahuje výplatná páska aj ďalšie pojmy, ktoré musí poznať každý mzdový účtovník. Zamestnanci sa v nich často strácajú. Pokiaľ dostávate od svojich zamestnancov otázky na výpočet mzdy a význam skratiek na výplatnej páske, môžete im ukázať nasledujúce vysvetlenie:
Papierová alebo elektronická výplatná páska
Zákonník práce stanovuje, že výplatná páska musí byť vydaná v papierovej forme, ak sa zamestnávateľ so zamestnancami nedohodne na odosielaní elektronickej výplatnej pásky.
Väčšina firiem dnes využíva práve odosielanie výplatnej pásky e-mailom. Z hľadiska bezpečnosti, však musí byť elektronická páska chránená heslom, aby boli dodržané pravidlá ochrany osobných údajov podľa Zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a GDPR.
Elektronická výplatná páska je moderným riešením, ktoré zamestnancom umožňuje jednoduchý a rýchly prístup k údajom o mzde, pričom sa šetrí papier a znižujú sa administratívne náklady. O krok ďalej ide personálny systém Vema, ktorý ponúka mobilný výplatný lístok, vďaka ktorému dostanú zamestnanci výplatnú pásku priamo do svojho smarfónu.
Kedy musí byť výplatná páska zamestnancovi vydaná?
Výplatná páska by mala byť zamestnancovi doručená ešte pred vyplatením mzdy alebo jej pripísaním na účet. Podľa Zákonníka práce má zamestnanec právo na nahliadnutie do dokladov, na základe ktorých bola mzda vypočítaná.
Zamestnávatelia si musia na vydávanie výplatných pások dávať pozor. Ak totiž kontrolór z Inšpektorátu práce zistí, že zamestnávateľ nevydal výplatnú pásku alebo neposkytol všetky zákonom stanovené údaje, môže udeliť pokutu.
Archivácia výplatných pások
Výplatná páska je súčasťou mzdovej agendy, ktorú je potrebné archivovať podľa zákona. Postupovať treba podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v spojitosti so zákonom č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach.
Medzi ďalšie dokumenty, ktoré má zamestnávateľ povinnosť archivovať patria:
- Výplatnú listinu
- Rekapituláciu miezd
- Mzdový list
- Evidenčný list dôchodkového zabezpečenia
- Mesačné výkazy do sociálnej a zdravotnej poisťovne
- Mesačné prehľady o dani z príjmov zo závislej činnosti
- Rôzne potvrdenia o mzde a iné
Odporúča sa archivácia na obdobie 10 rokov po roku, ktorého sa týka. Výnimku predstavuje mzdový list, ktorý je potrebné archivovať dlhšie.
Aj pre zamestnancov sú výplatné pásky dôležitým dokladom - okrem kontroly správnosti vyplatenej mzdy môžu slúžiť ako podklad pri výpočte dôchodku.
Systém na výplatné pásky
Pre mzdové účtovníčky je najväčším pomocníkom mzdový systém, ktorý umožňuje automatické generovanie elektronických výplatných pások. Účtovné kancelárie aj zamestnávatelia tak nemusia tráviť hodiny tlačou, distribúciou a osobným predávaním výplatných lístkov. Všetko si nastavia podľa svojich potrieb v programe.
Takúto službu ponúka aj personálny a mzdový systém Vema. Elektronické výplatné pásky sú v plnom bezpečí a chránené heslom. Archivácia v systéme je automatická, takže sa nemusia obávať neplnenia legislatívnych požiadaviek. Navyše, Vema ponúka aplikáciu Mobilný výplatný lístok - zamestnanci môžu dostávať výplatné pásky priamo do svojho telefónu.
Máte o takéto riešenie záujem? Predstavíme vám ho spolu s ďalšími funkciami personálneho systému Vema na nezáväznom bezplatnom stretnutí.
