Spracovanie osobných údajov zamestnanca 

V priebehu trvania pracovného pomeru zamestnávateľ spracováva osobné údaje svojich zamestnancov spravidla na základe toho, že: 

• spracovanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, teda zamestnanec (čl. 6 bod 1 písm. b/ GDPR), 

• spracovanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa, teda zamestnávateľa (čl. 6 bod 1 písm. c/ GDPR). 

Pre lepšiu ilustráciu treba povedať,  že spracovanie osobných údajov po skončení pracovného pomeru je častokrát oblasťou, ktorú zamestnávatelia podceňujú. Zamestnanec už síce pre zamestnávateľa nepracuje, ten však naďalej archivuje jeho osobný spis s osobnými údajmi, ktoré získal počas trvania pracovného pomeru. 

Zamestnávateľ je oprávnený o zamestnancovi spracovávať nasledujúce typy osobných údajov: 

• všeobecné osobné údaje - napr. meno, priezvisko, adresa, rodné číslo, fotografia, číslo bankového účtu, informácie týkajúce sa vzdelania, 
• osobitné kategórie osobných údajov (tzv. citlivé osobné údaje) – napr. údaje o zdravotnom stave, biometrické údaje, 
• osobné údaje, týkajúce sa uznania viny za trestné činy alebo priestupky - napr. výpis z registra trestov. 

Spracovanie osobných údajov zamestnanca na účel výberového konania  

Spracúvanie osobných údajov uchádzača o zamestnanie v sebe zahŕňa predovšetkým činnosti spojené s posudzovaním životopisu, následne samotným výberovým konaním a napokon informovaním uchádzača o prijatí resp. neprijatí na danú pozíciu.  

Takéto spracovanie osobných údajov je realizované na právnom základe predzmluvného vzťahu (vedie k uzatvoreniu pracovnej zmluvy) a nie je k nemu potrebný špeciálny súhlas uchádzača.  

Spracovanie osobných údajov zamestnanca na účel vedenia personálnej, mzdovej a odvodovej agendy 

Spracovávanie na tento účel zahŕňa predovšetkým úkony súvisiace s:    

• uzatvorením pracovného pomeru a vedením osobného spisu zamestnanca, 
• spracovávaním miezd a vykonávaním zrážok zo mzdy,  
• odnotením zamestnanca a vyplácaním odmien a benefitov,  
• oskytovaním stravovania,  
• vykonávaním zdravotných a sociálnych odvodov,  
• dvedením dane z príjmov zo závislej činnosti.  

Spracovanie osobných údajov zamestnanca na účel bezpečnosti práce 

Spracúvanie na tento účel zahŕňa najmä:  

• evidovanie školení zamestnancov v oblasti BOZP,  
• evidovanie pracovných úrazov,  
• a kontrolu zamestnancov (napr. kontrolu, či nie je zamestnanec pod vplyvom alkoholu, omamných látok alebo psychotropných látok). 

Osobné údaje sú spracúvané na právnom základe zákonnej povinnosti prevádzkovateľa, a to v súlade so zákonom č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci.  

Spracovanie osobných údajov zamestnanca na účel výkonu zdravotného dohľadu a preventívnych prehliadok 

Zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci, ako aj zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia ustanovujú, kedy je zamestnávateľ povinný zabezpečiť pracovnú zdravotnú službu a vykonanie lekárskej preventívnej prehliadky vo vzťahu k práci.  

Spracovávanie je vykonávané na právnom základe zákonnej povinnosti prevádzkovateľa, a to v zmysle uvedených dvoch právnych predpisov. V prípade, ak zamestnávateľ spracováva osobné údaje na účel preventívnej lekárskej prehliadky aj napriek tomu, že mu to neukladá zákon, robí tak na základe oprávneného záujmu, a to uistiť sa, že zamestnanec je zdravotne spôsobilý na vykonávanie pracovnej činnosti.  

Spracúvanie osobných údajov zamestnanca na účel monitorovania kamerovým systémom  

Zamestnávateľ má právo kontrolovať pracovnú činnosť svojich zamestnancov na účely zaistenia bezpečnosti a ochrany zdravia zamestnancov, prípadne na účely kontroly dodržiavania stanovených pravidiel zamestnávateľa.  

Spracovávanie na tento účel je vykonávané na právnom základe oprávnený záujem prevádzkovateľa.  

Zamestnávateľ musí rešpektovať právo na ochranu súkromia zamestnanca (nesmie monitorovať šatne, oddychové miestnosti). Musí zamestnanca informovať ešte pred začatím monitorovania a monitorované priestory musí zreteľne označiť.  

Komu je zamestnávateľ oprávnený poskytnúť osobné údaje zamestnanca?  

Zamestnávateľ môže v súvislosti s plnením zákonných povinností poskytnúť osobné údaje zamestnanca týmto príjemcom:  

• advokátovi alebo exekútorovi, 
• sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam a daňovému úradu, 
• sprostredkovateľovi, s ktorým má uzatvorenú sprostredkovateľskú zmluvu (napr. externej mzdovej účtovníčke, poskytovateľovi služieb BOZP, pracovnej zdravotnej služby a pod.)   

Povinnosti zamestnávateľa voči zamestnancom  

Zamestnávateľ je povinný informovať zamestnanca o tom, akým spôsobom budú spracúvané jeho osobné údaje, na aké účely a o jeho právach. To všetko ešte pred začatím spracovávania osobných údajov (pred nástupom do práce, pred zavedením monitorovania zamestnancov).  

Zamestnávateľ spracováva len také osobné údaje zamestnanca, ktoré nevyhnutne potrebuje na dosiahnutie stanoveného účelu a uchováva ich len po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie stanoveného účelu.  

Prevádzkovateľ musí poučiť zamestnancov, ktorí budú narábať s osobnými údajmi zamestnancov (personalistov, vedúcich zamestnancov) a oboznámiť ich s internými postupmi ochrany osobných údajov alebo so smernicou na ochranu osobných údajov.  

Spracovanie osobných údajov po skončení pracovného pomeru  

Ak zanikol pracovný pomer, zamestnávateľ musí mať na zreteli:  

• bezodkladný výmaz/likvidáciu osobných údajov (spravidla vtedy, keď zanikli všetky účely pre spracúvanie údajov), 
• alebo existenciu nejakého účelu, pre ktorý by sa osobné údaje bývalého zamestnanca mohli ešte ďalej spracúvať, resp. uchovávať. 

Vymazanie osobných údajov po skončení pracovného pomeru  

Článok 17 Všeobecného nariadenia Európskej únie o ochrane osobných údajov (GDPR) zakotvil právo dotknutej osoby na výmaz osobných údajov, tzv. právo „na zabudnutie“. Podľa neho je prevádzkovateľ povinný bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak je splnený niektorý z ustanovených dôvodov (napr. keď osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali).  

To znamená, že pokiaľ zanikli všetky účely pre spracúvanie osobných údajov bývalého zamestnanca, zamestnávateľ ich musí po skončení pracovného pomeru bezodkladne vymazať. Vymazanie osobných údajov znamená:  

• zamestnávateľ musí fyzicky zlikvidovať všetky papierové dokumenty obsahujúce osobné údaje (tzv. skartácia),  
• a tiež vymazať osobné údaje vedené elektronicky zo všetkých elektronických systémov vrátane záloh.  

Výmaz osobných údajov je potrebné realizovať bez možnosti ich obnovenia.  

Medzi dokumenty, ktoré treba po skončení pracovného pomeru zlikvidovať patrí napríklad:  

•  životopis,  
• motivačný list, 
• kópie osobných dokladov (občianskeho preukazu),  
• tiež osobné údaje o rodinných príslušníkoch bývalého zamestnanca, ktoré boli potrebné pre účely poskytovania zamestnaneckých benefitov.  

V prípade, ak po skončení pracovného pomeru existuje nejaký účel, pre ktorý by sa osobné údaje bývalého zamestnanca mohli ďalej spracovávať, zamestnávateľ ich môže spracúvať, ale iba v obmedzenom rozsahu.  

Zamestnávateľ teda nemôže po zániku pracovnej zmluvy spracovávať (uchovávať) osobnú zložku zamestnanca v celom rozsahu. Uchovávať sa môžu len nevyhnutné dokumenty pre plnenie konkrétneho účelu spracovania osobných údajov. Najčastejšie pôjde o údaje, ktoré sa týkajú mzdovej agendy, a ktoré sa vzťahujú k daňovej povinnosti bývalého zamestnanca.  

V tomto prípade je vždy nutné, aby zamestnávateľ určil druh spracovaných osobných údajov, t. j. ktoré údaje budú ďalej spracúvané a vymedzil účel ich spracovania. Pri kontrole zo strany Úradu na ochranu osobných údajov SR to musí vedieť preukázať. Osobné údaje v žiadnom prípade nie je možné spracovávať len preto, že by sa niekedy v budúcnosti mohli zamestnávateľovi hodiť.